Escudo de la República de Colombia

PROTOCOLO DE SOLICITUD DE SERVICIOS ÁREA DE COMUNICACIONES

Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales - IEPRI

 

Objetivos

  • Dar a conocer los recursos y servicios del Área de Comunicaciones del IEPRI
  • Establecer el proceso y los procedimientos a través de los cuales las dependencias y actores del IEPRI solicitan servicios al Área de Comunicaciones.

 

Justificación

Este protocolo responde a los principios de la Política de Comunicación de la Universidad Nacional de Colombia y, en ese sentido, organiza la gestión del Área de Comunicaciones frente a la demanda de sus servicios. Propende mitigar la posibilidad de omitir, reprocesar o dilatar los tiempos de respuesta a las solicitudes y permite dar una atención oportuna y de calidad. La orientación y políticas del Área de Comunicaciones están definidas por la Dirección del IEPRI.

 

Alcance

El presente protocolo aplica para eventos y actividades de las siguientes categorías:

  • Académicas
  • De extensión
  • Culturales y deportivas
  • Institucionales (incluye las actividades propias del ejercicio de la Representación Estudiantil)

 

El protocolo describe:

  • Los recursos con los que cuenta el Área de Comunicaciones y los servicios que presta.
  • El proceso para solicitar servicios al Área de Comunicaciones
    • Solicitud para la cobertura de eventos o actividades
    • Solicitud de envío de correos masivos
    • Solicitud de piezas gráficas digitales
    • Solicitud de difusión de información
    • Videoconferencia

 

RECURSOS DEL ÁREA DE COMUNICACIONES Y LOS SERVICIOS QUE PRESTA

Diseñador Gráfico

  • Plantillas editables para cada dependencia. Administración redes sociales.
  • Asesoría en diseño e identidad institucional; diseño de invitaciones, brochures, libretas, carpetas, afiches, pendones, entre otros.
  • Cobertura Audiovisual (Cobertura online en redes sociales. Grabación + edición =nota en video).
  • Cobertura Fotográfica

 

Periodista

  • Cobertura periodística. Notas de prensa, artículos, boletines y entrevistas.
  • Posts en el sitio y en tiempo real con fotos y texto.
  • Asesoría en comunicación estratégica Estrategias de comunicación (construcción del plan de contenidos y difusión para comunicar de manera distintiva, clara y persuasiva por los medios más efectivos a los públicos clave).
  • Estrategia digital (planeación de recursos, tácticas y contenidos para comunicar en medios digitales). Entrenamiento en medios de comunicación, contacto con medios periodísticos.

 

PROCESO PARA SOLICITAR SERVICIOS AL ÁREA DE COMUNICACIONES

Las solicitudes para acceder a los servicios descritos en este documento solo se harán por medio del Formulario Único de Solicitudes (FUS) (ver enlace), el cuál deberá diligenciarse mínimo con un mes de anticipación.

Se realizarán entrevistas en video de máximo 20 minutos y se entregarán máximo 2 semanas después de haber sido grabadas, teniendo en cuenta el proceso de postproducción. El Área de Comunicaciones cuenta con un formato de autorización de uso de imagen, el cuál hará diligenciar a los entrevistados y a quienes queden registrados de manera individual en fotografía.

El IEPRI tendrá todos los derechos de videos y fotografías realizados por el Área de Comunicaciones para utilizarlos en la difusión de información a través de las redes sociales, la página web deL Instituto, y el Boletín electrónico.

 

Consideraciones para solicitudes de cobertura de eventos:

  • Si es organizador de un evento académico, recuerde tener en cuenta los apoyos
    que brinda el Instituto, definidos por el Consejo de Instituto:
  • Préstamo y autorización para el uso de espacios físicos, equipos audiovisuales y de cómputo del Instituto.
  • Diagramación y diseño de piezas gráficas digitales de carácter divulgativo.
  • Difusión y promoción del evento mediante los canales con que cuenta el Instituto para este fin (página web, circular UN, redes sociales, correo masivo y carteles impresos).
  • Cobertura periodística, fotográfica, audiovisual y online del evento.
  • Realización y posterior divulgación de una nota de prensa y video.

 

SOLICITUD DE PIEZAS GRÁFICAS DIGITALES

Las piezas gráficas digitales permiten aumentar la visibilidad, recordación y posicionamiento de un evento académico, actividad o noticia.
El Área de Comunicaciones ofrece el servicio de diseño gráfico de plantillas y piezas digitales para los miembros del IEPRI. Para acceder a este servicio, es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

  • Las solicitudes de plantillas y piezas gráficas digitales se harán por medio del diligenciamiento del Formulario único de solicitudes (FUS) (ver enlace).
  • Una vez avalada la solicitud, el diseñador gráfico del Instituto contactará al solicitante, coordinarán la entrega del contenido y se definirá la fecha de envío de la pieza gráfica.

 

SOLICITUD DE DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN

El Área de Comunicaciones cuenta con diferentes canales de difusión de información:

  • Página web del Instituto
  • Circular UN
  • Redes sociales
  • Correo masivo
  • Carteles impresos
  • Videoconferencia
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